신종 코로나바이러스 감염증(코로나 19)은 우리의 라이프스타일에 상당히 많은 변화를 불러일으켰다.
특히 "사회적 거리두기" 환경속에서 업무 효율성을 높이기 위해 점점 더 많은 기업이 스마트워크를 도입하기 시작했다.
기존에 스마트워크를 도입했던 기업들도 더 진화된 단계의 업무방식으로 나아가고 있다.
대다수의 사람들은 "스마트워크"를 인지하고 있지만 정확히 무엇을 의미하고 어떤 방식으로 진행되는지 잘 모르고 있다.
1,900명의 사업체 종사자를 대상으로한 스마트워크 인지도 조사 결과, 56%는 "스마트워크"에 대한 이해가 부족한 것으로 나타났다.
그래서, 도대체 "스마트워크"가 무엇이고, 어떤 업무방식들을 포함하는지 알아보려고 한다.
스마트워크란 ?
정보통신기술(ICT)을 활용하여 시간과 장소에 얽매이지 아니하고 유연하게 일할 수 있는 업무 환경
스마트워크는 고정된 근무 장소에서 정해진 근무 시간에 따라 일하는 방식 대신 정보통신 기기 등을 활용하여 장소나 시간에 구애받지 않고 일하는 방식이다. 이러한 스마트워크를 통해 기업은 업무 효율성과 생산성을 높일 수 있다.
스마트워크 유형으로는 1. 재택근무 2. 모바일오피스 3. 스마트오피스 4. 스마트워크센터 5. 유연근무제가 있다.
그 중에서 스마트오피스의 이용률이 76%로 가장 높으며, 유연근무제, 모바일오피스, 재택근무, 스마트워크센터 순으로 이용률을 보이고 있다.
유형 (1) 재택근무
PC, 인터넷 등을 활용하여 회사로 출근하지 않고 자택에서 업무를 수행하는 형태
재택근무를 위해서 사무실과 동일한 업무 환경을 구축하고 인증기술을 이용하여 회사의 인트라넷에 접속하여 업무를 수행하거나, 원격지에 떨어진 다른 근무자들과 원격회의, 협업 등의 업무를 수행한다. 이러한 근무형태는 가장 융통성이 많은 근무형태이자 역으로 가장 엄격한 자기관리가 요구된다. 최근 사회적거리두기 정책으로 재택근무하는 기업이 증가하고 있으며 더 편리하고 효율적인 업무 환경을 위해 다양한 업무용 솔루션을 활용하고 있다.
유형 (2) 모바일오피스
회사 밖에서 스마트폰, 태블릿 PC 등 이동형 기기를 활용해서 업무를 수행하는 형태
말 그대로 "움직이는 사무실"의 형태로 사무실 밖에서도 본사와 통신망으로 접속하여 필요한 정보를 찾아보고 업무 지시를 받으며, 그 자리에서 신속하게 결과를 보고하는 근무형태이다. 스마트폰을 통해 모바일 앱 등 솔루션을 이용하여 사내 네트워크(인트라넷)에 접속해 전자결재, 메일 등의 그룹웨어 서비스와 현장 단속 및 관리 등의 특화현장업무 서비스 등을 이용하여 회사 업무를 처리할 수 있다. 주로 현장 또는 이동 근무에서 많이 사용된다.
유형 (3) 스마트오피스
유연좌석제, 영상/화상 회의, 업무용 메신저와 같이 시간 또는 공간의 제약을 벗어나 업무를 수행하는 형태
스마트오피스는 업무의 효율성을 높일 수 있는 사무환경을 구축하여 근무하는 형태이다. 주로 유연좌석제 등 업무 방식에 관한 제도를 도입하거나, 화상회의나 업무용 메신저와 같이 업무용 서비스를 도입하여 시공간의 제약을 탈피하여 업무 효율성을 제고하고자 한다.
- 유연좌석제: 개인 고정 좌석을 없애고 출근할 때마다 자유롭게 좌석을 선택하여 하루의 업무 수행
- 영상/화상회의: 영상장비 및 오디오 시설, 통신망을 이용하여 원거리에 있는 사람들간에 회의를 하거나 업무를 수행하는 형태
- 업무용 메신저: 회사에서 별도로 구축하거나 제3자가 제공하는 메신저 서비스를 조직차원에서 이용하여 업무와 관련된 지시/보고/협업 소통 등 업무 수행
유형 (4) 스마트워크센터
회사의 특정 공간에 별도로 구축되거나 제3자가 제공하는 회사 밖의 전문 사무공간에서 업무 수행
원래 근무지가 아닌 주거지와 가까운 지역에서 근무할 수 있도록 환경을 제공하는 원격근무용 업무공간이다. 업무에 필요한 IT인프라 및 업무환경은 물론, 원 근무지와의 원활한 커뮤니케이션을 위한 영상회의시스템이 마련되어 있다. 스마트워크센터는 근무자에게 최적화된 창의적인 환경을 제공하고 출퇴근 시간을 감소시켜 궁극적으로 업무생산성과 효율성을 향상시키는 역할을 한다. 이러한 스마트워크센터는 국내에서 크게 공유 오피스와 거점 오피스 형태로 발전하고 있다.
- 공유 오피스: 건물의 큰 공간을 여러 개로 쪼개 기업이나 개인에게 빌려주는 사업
- 거점 오피스: 기업이 유연한 업무 환경을 위해 직원의 가정과 가까운 곳이나 주요 거점별로 소규모의 사무 공간을 마련하는 것
유형 (5) 유연근무제
시차출퇴근제, 재량근무제, 탄력근무제 등과 같이 근로자 개인의 여건에 따라 출퇴근 시간이나 근무시간과 형태를 조절할 수 있는 제도
유연근무제란 통상의 근무시간·근무일을 변경하거나 근로자와 사용자가 근로시간이나 근로장소 등을 선택·조정하여 일과 생활을 조화롭게 하고, 인력활용의 효율성을 높일 수 있는 제도이다. 주로 시차출퇴근제, 재량근무제, 그리고 탄력근무제로 시행되고 있다.
- 시차출퇴근제: 출퇴근 시간대에 시차를 두거나, 노사가 합의로 정한 기간동안(예: 1개월, 분기 등) 총 근로시간만 정하고 출퇴근시간을 근로자가 자유롭게 선택하는 제도
- 재량근무제: 출퇴근 의무없이 프로젝트 수행으로 주 40시간 근로시간을 인정받는 제도
- 탄력근무제: 일이 많은 주(일)의 근로시간은 늘리는 대신 다른 주(일)의 근로시간을 줄여 평균으로 법정근로시간을 맞추는 제도
스마트워크의 정의와 이의 5가지 업무 유형에 소개해보았다. 5가지 유형 모두 기업의 업무효율성을 높이기 위한 일하는 방식으로, 기업의 필요에 따라 모두 도입하거나, 선택적으로 도입할 수 있을 것이라 생각된다.
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